Valkuilenchecklist
Inhoudsopgave
1. Verkeerde huisvesting
2. Onduidelijke afspraken
3. Investeringen
4. Valse verwachtingen
5. Wanbetalers
6. Te grote voorraad
7. Te snelle aflossing van schulden
8. Te hoge privé-uitgaven
9. Gebrekkige administratie
10. Personeel
11. Tegenvallende omzet en verkoop
12. Help, de fiscus!
13. Lege of onevenwichtige orderportefeuille
14. Eenzaamheid
15. Onenigheid met je zakenpartner
16. Onbegrip bij het thuisfront
1. Verkeerde huisvesting
Heb je alle belangrijke punten voor je pand op een rij?
Problemen
De prijs van je pand en de omgeving waarin het staat kunnen in de eerste jaren voor grote problemen zorgen. Zelfs zo dat het voor jou erop of eronder wordt. Daarom een aantal tips:
- Wees kritisch wat betreft de ligging van je pand. Waar staat het? In of buiten het centrum? Ben je voor je klandizie afhankelijk van spontane binnenlopers of weten je klanten je toch wel te vinden?
- De prijs. is de huur niet te hoog? Bedenk dat je de huur moet kunnen blijven betalen, ook als je klanten of opdrachtgevers niet meteen binnenstromen. Je omzet en winstmarge moeten de huurprijs goedmaken. Lukt dat?
- Is je pand niet te groot? Dan worden je vaste kosten onevenredig hoog. Als je pand te klein is moet je al snel weer verhuizen. De kosten van een verhuizing kan lang niet iedereen direct ophoesten. Bovendien gaat een snelle verhuizing meestal ten koste van je professionele uitstraling. En van je rust.
Oplossing
Neem de tijd voor een geschikt pand in een omgeving die bij jouw bedrijf past. Laat je niet opjagen;
- Ken het bestemmingsplan. Bepaal of je eigen toekomstplannen niet door de bestemmingn van het gebied kunnen worden doorkruist;
- Zorg dat je voldoende bereikbaar bent voor je klanten. Onderzoek of de klanten die je wilt aantrekken jouw pand weten te vinden;
- Maak een inrichtingsplan van je bedrijf, of laat er een maken. Dan kom je erachter of je teveel of te weinig ruimte hebt of dat je moet verbouwen. Houd ook rekening met mogelijke aanpassingen of verbouwingen in de toekomst. Heb je dan nog steeds voldoende ruimte?
2. Afspraken
Zijn alle belangrijke afspraken op papier vastgelegd? Bijvoorbeeld met je geldverstrekkers of je comagnons?
Problemen
De ondernemingsvorm die je kiest heeft vergaande fiscale en juridische consequenties. Het is dus belangrijk om vooraf goed in kaart te brengen welke ondernemingsvorm het beste bij jou en je omstandigheden past. Enkele aandachtspunten:
- Je huwelijksvoorwaarden. Zijn die geregeld? Vaak vergeten man en vrouw om daar duidelijke afspraken over te maken en ze ook na te leven. Als er dan iets fout gaat, wordt het privé-bezit automatisch betrokken bij de aflossing van zakelijke schulden. Ook bij een gedwongen aflossing van privé-schulden of echtscheiding;
- Heb je goede afspraken gemaakt met je zakenpartner en die ook laten vastleggen bij de notaris? Doe je dat niet, dan leert de praktijk dat er vroeg of laat een conflict ontstaat over belangrijke zaken als verantwoordelijkheden, tekenbevoegdheid, het oplossen van geschillen en de verdeling van de winst;
- Stel dat jij of je zakenpartner overlijdt. Dan ontstaat er automatisch een direct opeisbare schuld aan de erfgenamen. Wens je dat jezelf en je zaak toe?
- Als je onderhands geld leent van familie of kennissen en afspraken niet schriftelijk vastlegt, kan je goed in de problemen komen. Welke rente en aflossing betaal je? Als de geldgever overlijdt en je hebt niets geregeld, dan kunnen erfgenamen het aan jou geleende geld direct opeisen;
Oplossing
- Elke onderneminsvorm heeft juridisch en fiscaal voor- en nadelen. Die keuze bepaalt alle verdere afspraken die je maakt. Laat je dus deskundig adviseren;
- Ga je met een zakenpartner in zee, laat de afspraken dan notarieel vastleggen. Enkele voorbeelden: de vorm en de duur van jullie samenwerking, de besluitvorming, financiële afspraken, concurrentiebeding, geheimhouding en dergelijke;
- De notaris is de aangewezen persoon om je te adviseren over onderhandse leningen en de gemaakte afspraken vast te leggen;
- Sluit geen te dure verzekeringen af, maar zorg wel dat je de nodige zaken verzekerd hebt.
3. Investeringen
Heb je voldoende ruimte ingebouwd in je investeringsplannen?
Problemen
- Financiële problemen ontstaan vaak al bij het opstellen van het ondernemingsplan. Dan moet je bepalen hoeveel geld je nodig hebt voor de start van je bedrijf. Als je te krap hebt begroot heb je geen buffer meer als bijvoorbeeld je computer stukgaat of een auto het begeeft.
Oplossing
- Werk met een investeringsbegroting en kijk zorgvuldig naar elke begrotingspost. Je kunt beter te ruim dan te krap begroten. Vraag her en der offertes aan zodat je weet hoe hoog de posten moeten zijn. Vergelijk je investeringsbegroting met je werkelijke uitgaven om afwijkingen te signaleren, en bespreek ze met je bank. Schaf degelijk materiaal aan dat langer dan drie jaar meegaat. Reken bij verbouwingen op 10% onvoorziene kosten.
4. Valse verwachtingen
Weet je hoeveel minimumomzet je moet maken om rendabel te kunnen draaien?
Problemen
- Niemand kan in de toekomst kijken, maar toch zul je dat moeten doen bij het opstellen van je ondernemingsplan: je moet bepalen hoe hoog je omzet en je kosten zullen zijn. Die gegevens neem je op in de exploitatiebegroting, op basis waarvan je bank beoordeelt of ze je bedrijf wil financieren. Daarbij kijken ze of je bedrijf voldoende winst maakt om rente en aflossing te kunnen betalen. Tegenvallers in de exploitatiebegroting komen overigens vaker voor dan meevallers...
Oplossing
- De exploitatiebegroting is je belangrijkste begroting, want dat geeft je antwoord op de vraag of je voldoende winst maakt. Laat je exploitatiebegroting altijd door een externe deskundige toetsen;
- Probeer een reëel beeld te krijgen van de plaatselijke situatie. Welke omzet is in je werkgebied haalbaar?
Vergelijk je bevindingen met de gegevens van je branche; - Bereken samen met je accountant of je startersbegeleider de omzet die je minimaal nodig hebt. Denk je dat je die omzet kunt realiseren?
5. Wanbetalers
Besef je dat een groot deel van je werkkapitaal straks vast kan liggen bij je debiteuren?
Problemen
De betalingstermijn bedraagt theoretisch meestal dertig dagen maar de praktijk leert dat in het bedrijfsleven twee maanden geen uitzondering is. Hoe denk je over het volgende?
- Je factureert te laat. Dan kun je klanten moeilijk vragen om snel te betalen;
- Sommige afnemers hebben de vervelende gewoonte om te wachten op een eerste of tweede aanmaning;
- Ben je bang om een klant te verliezen als je vraagt om op tijd te betalen?
Oplossing
- Factureer direct bij levering;
- Vraag bij langlopende orders om gespreide betaling. Bijvoorbeeld zoveel procent vooraf, een deel bij oplevering en de rest binnen een afgesproken termijn;
- Controleer bij voorkeur wekelijks je debiteuren de de betalingstermijn;
- Bel direct als de betalingstermijn verstreken is;
- Lost dat niets op, ga dan persoonlijk langs en vraag ter plekke om een handtekening onder een overboekingsopdracht;
- Ben je niet zeker van je debiteur, vraag dan om een bankgarantie;
- Bepaal na hoeveel tijd je een vordering uit handen geeft. Wees daar strikt in.
- Vraag bij andere leveranciers naar hun ervaringen met de debiteur;
- Als je erg veel late betalers hebt, zijn je betalingscondities en debiteurenbewaking dan wel duidelijk genoeg?
6. Te grote voorraad
Heb je inzicht in de grootte en de kosten van je voorraad bij verschillende omzetverwachtingen?
Problemen
Kritisch voorraadbeheer blijkt steeds vaker een belangrijke rol te spelen in het uiteindelijke beddrijsresultaat. Daarbij gaat het niet alleen om het beslag op je liquide middelen.
- Voorraad kost ruimte, dus geld;
- Een te grote voorraad betekent ook risico van veroudering, breuk en schade; een te kleine voorraad kan je al snel in de problemen brengen bij je leveringen;
- Goedkoop is vaak duurkoop. Vooral als je je laat verleiden tot koopjes of bang bent om mis te grijpen. Vaak blijkt later dat dat je een fiks renteverlies heeft opgeleverd;
Oplossing
- Doe aan kritisch voorraadbeheer: ken de omloopsnelheid van je producten;
- Koopjes of kwantumkortingen zijn pas aantrekkelijk als je ze snel weer kunt afzetten;
- Een nieuw product kan de afzet van je andere producten verminderen
- Als je voorraadbeheer automatiseert, houd je overzicht op je voorraden. Een goed systeem is een verantwoorde investering;
- Overweeg of levering of afroep geen mogelijkheid is. Praat erover met je leverancier.
7. Te snelle aflossing van schulden
Kun je je schulden aflossen zonder dat investeringen voor verdere groei in de knel komen?
Problemen
Zie je ook op tegen torenhoge schulden en zou je deze het liefst zo snel mogelijk aflossen? Een te strak aflossingsschema kan je bedrijf in gevaar brengen. Bedenk of je dit werkelijk wilt...
- Het bedrag aan rente en aflossing per periode wordt behoorlijk hoog;
- Vaak wordt een rekening-courant gebruikt om aan de verplichtingen te voldoen;
- Als je je toegestane kredietlimiet hebt bereikt gaan leverancierskredieten oplopen. Je leveringen worden later of onder rembours geleverd...
- Je productie stagneert of je kunt je klant niet meer leveren... het eind is nabij;
- Als je onderhands geld hebt geleend, en jij komt in de problemen, dan kunnen ook je geldschieters in de problemen komen. Dat kan een vervelende complicatie betekenen.
Oplossing
- Aflossingen mogen in principe nooit hoger zijn dan je afschrijvingen;
- Laat je bank weten dat je onderhands geld hebt geleend. Dan kunnen ze bij het berekenen van je aflossingscapaciteit daar rekening mee houden;
- Gebruik het leverancierskrediet zoveel mogelijk binnen de afgesproken termijnen;
- Houdt zicht op je aflossingsverplichtingen. Je liquiditeitsbegroting kan je daarbij helpen, want dan kun je zien wanneer je inkomsten hebt en je kosten kunt betalen, dus ook je aflossingen.
8. Te hoge privé-uitgaven
Heb je berekend welk deel van je inkomsten straks werkelijk beschikbaar is voor privé-uitgaven?
Problemen
- Starters worden vaak overdonderd door de hoeveelheid geld die er maandelijks binnenkomt en nemen het dan ook niet meer zo nauw met de privé-uitgaven. Bedenk dat omzet niet hetzelfde is als inkomen. Na aftrek van alle kosten en belastingen blijft er niet zo heel veel over om te besteden, zeker niet in de aanloopfase.
Oplossing
- Beperk in het begin de privé-uitgaven tot het redelijke, een gezonde financiële positie is belangrijker;
- Bespreek met je partner en accountant wat redelijke privé-uitgaven zijn;
- Maak van tevoren een begroting van privé-uitgaven en houd daar maandelijks een overzicht van bij.
9. Gebrekkige administratie
Heb je je administratie zo ingericht dat je een goed overzicht hebt? Kun je het makkelijk en regelmatig bijhouden?
Problemen
Als startende ondernemer ga je natuurlijk direct enthousiast aan de slag. Bij al die bruisende activiteit komt de administratie vaak in het gedrang en is vaak niet meer dan een schoenendoos met bonnen en facturen...
- Vaak beginnen de administratieve problemen met goede voornemens of met het onderschatten van de tijd en kennis die nodig zijn voor het voeren van een goede administratie;
- Kun je moeilijk grip krijgen op de voorraad? Verstuur je facturen te laat? Betaal je je facturen op tijd? Kun je direct zien van wie je nog geld krijgt? Als je dit herkent, dan is de kans groot dat je op zeker moment geconfronteerd wordt met een onverwacht grote voorraad en stapels aanmaningen, te factureren afleveringen en openstaande debiteuren.
Oplossing
- Maak er een gewoonte van om dagelijks de administratie bij te werken;
- Boekhoudprogramma's voor de pc zijn goed en overal te koop of te huur;
- Vraag offerte bij een accountant voor advies en begeleiding bij de opzet van je administratie, de analyse van kwartaalcijfers plus toelichting en bespreking van de resultaten, en de jaarrekening.
10. Personeel
Ben je je bewust van de consequenties en verantwoordelijkheden die je hebt voor personeel?
Problemen
- Personeelskosten gaan aanzienlijk verder dan alleen het salaris;
- Werkgeverskosten kunne hoog oplopen, bijvoorbeeld bij langdurige ziekte, verlof en bij onstlagprocedures als personeel niet goed functioneert. Dat kan je opbreken, zeker in de beginfase;
- Een ander probleem is het selecteren van de juiste mensen. Je zult de eerse niet zijn die pas maanden na de afloop van een proeftijd tot de conclusie komt dat er toch een verkeerde keuze is gemaakt;
- Personeel vereist leiding. Hoe zijn jouw leidinggevende capaciteiten? Kun je een goede coach zijn voor je mensen?
Oplossing
- Kant-en-klare oplossingen zijn er niet. Leidinggeven is mensenwerk;
- Denk van tevoren goed na over wat je medewerkers verwachten en welke eisen je aan ze stelt. Leg dat vast in een functieprofiel: als het goed is zijn daar alle taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden in beschreven. Gebruik het profiel bij sollicitatiegesprekken;
- Misschien kun je ook uit de voeten met een freelancer, uitzendkracht of stagiaires;
- Ga kritisch om met proeftijden. Ben je aan het eind van een proeftijd niet volledig overtuigd, 'gun dan de persoon het nadeel van de twijfel'!
- Klop bij de VDAB aan voor informatie over personeel;
- Laat je sociaal secretariaat een simulatie maken van wat personeel je zou kosten
11. Tegenvallende omzet en verkoop
Ken je je markt? Heb je product of dienst daar zorgvuldig op afgestemd?
Problemen
- Je bent net of gaat binnenkort enthousiast aan de slag. Maar wat als de verkoop niet goed op gang komt? Je krijgt in steeds wisselende omstandigheden te maken met concurrentie, een veranderende economie en nieuwe trends.Zorg ervoor dat dit nieuwe kansen worden in plaats van bedreigingen.
Oplossing
- Verdiep je grondig in je product en je markt;
- Wlke marketingaanpak kies je? Welke markt ga je bedienen? Waar zitten je klanten? En waar je concurrenten? Is je prijs redelijk? Op die manier krijg je inzicht in je omzetmogelijkheden;
- Ook na de start moet je de vinger aan de pols houden: hoe kun je je service verbeteren? Past je product voldoende bij de trends?
- Hoe ziet het product van je concurrenten eruit?
- Praat met klanten, leveranciers en concdurrenten. Wat vinden zij van je product?
- Verzamel branche-informatie en bezoek vakbeurzen;
- Leg een map aan met interessante artikelen over je product en je markt. Regelmatig is dit de basis geweest van succesvolle ondernemingen.
12. Help, de fiscus!
Weet je exact hoeveel geld en op welke momenten je geld voor de belasting beschikbaar moet hebben?
Problemen
Zou jij ook niet optimistisch worden als de verkoop eenmaal goed op gang begint te komen? Eindelijk ruimte om je geld uit te geven of het weer investeren in je bedrijf. Maar, let op. het kan lang duren voordat de eerste belastingaanslagen in de bus vallen, maar dan komt vaak de kater
- Ondernemers met een eenmanszaak krijgen te maken met twee soorten belastingen: de inkomstenbelasting en de BTW. Het kan een tijd duren voordat de eerste aanslagen in de bus vallen, maar dan moet er vaak wel snel betaald worden.
- Je bent verplicht BTW te heffen die je per kwartaal of per maand aan de fiscus moet afdragen. Bij een tarief van 21% loopt dat dus aardig op.
Oplossing
- Meestal moet je binnen een maand betalen. Dat geld moet je dus hebben;
- Maak van tevoren een reële schatting van de bedragen die je moet betalen of laat je accountant dat doen;
- Houd ruimte vrij binnen je rekening-courant of reserveer het bedrag op een aparte spaarrekening;
- Vraag je accountant regelmatig om een overzicht van te betalen aanslagen;
- Alleen met een flinke dosis zelfdiscipline en een goede BTW-administratie kun je je BTW-afdracht direct betalen.
13. Lege of onevenwichtige orderportefeuille
Heb je al een beeld hoe je orderportefeuille er de eerste twee jaar uitziet?
Problemen
Te weinig opdrachten of afhankelijk zijn van een of twee grote opdrachtgevers komt bij jonge ondernemingen regelmatig voor. Iedereen neemt zich voor niet in die valkuil te stappen, maar toch komt het steeds weer voor. Dan schort er iets aan.
- Bij te weinig orders: slaat je verkoopgesprek niet aan?
- Breng je veel offertes uit, maar krijg je geen opdrachten?
- Komt je acquisitie in de knel omdat je teveel bezig bent met uitvoerend werk?
- Een onevenwichtige orderportefeuille: heb je maar één of twee grote opdrachtgevers? Wat betekent het als een opdrachtgever wegvalt?
- Een grote opdrachtgever kan je onder prijsdruk willen zetten.
Oplossing
- Verkopen betekent ook het vertrouwen winnen van je klant en het opbouwen van een langdurige relatie. Goed verkopen is niet iedereen gegeven, maar je kunt het wel leren. Volg een verkooptraining;
- Verdiep je in de behoeften van je klant en speel daarop in. Maar blijf wie je bent;
- Let niet alleen op wat je zegt, maar ook hoe je je gedraagt. Je uitstraling bepaalt voor 70% de indruk die je maakt;
- Besteed ruime tijd en aandacht aan je offertes. Gebruik geen vaktaal en laat vooral je deskundigheid uitkomen. Steekt je offerte ook juridisch goed in elkaar?
- Neem je voor om minimaal een dag per week te acquireren en houd je daaraan;
- Maak een overzicht van bestaande klanten naar hun bijdrage aan de omzet en winst;
- Bepaal welke klanten je er het liefste bij wilt hebben;
- Breng interessante potentiële afnemers in kaart en kijk hoe je die het best kunt benaderen: via advertenties, direct mail of persoonlijk?
- Probeer een meerjarencontract te krijgen als een nieuwe grote opdracht extra investeringen vergt.
14. Eenzaamheid
Ben je opgewassen tegen het soms eenzame bestaan van een ondernemer?
Problemen
- Zelfstandig ondernemer zijn is niet altijd zo rooskleurig als het lijkt. Starters hebben meestal een druk leven tussen collega's achter de rug. De overgang is niet voor iedereen eenvoudig, zeker omdat je eerste jaren na de start het moeilijkste zijn. Wees eerlijk tegen jezelf en ga na of je opgewassen voelt tussen het werken tussen vier muren. Mét alle kopzorgen die horen bij het ondernemerschap.
Oplossing
- Er is geen instantrecept, maar het is zaak om je sociale contacten zorgvuldig op peil te houden. Je kunt bijvoorbeeld lid worden van een ondernemersclub. Daar kun je informeel praten met collega-ondernemers, contacten opdoen en ervaringen uitwisselen. Bezoek vakbeurzen en bijeenkomsten van je branche. Op die manier breid je je netwerk steeds verder uit.
15. Onenigheid met je zakenpartner
Past je compagnon - ook privé - voldoende bij je? Ook in de toekomst?
Problemen
- Onenigheid tussen zakenpartners heeft vaak een oorzaak in het persoonlijke vlak. Men blijkt uiteindelijk toch teveel van elkaar te verschillen, bijvoorbeeld qua ambitie en persoonlijke achtergrond. Dan gaat het meestal uiteindelijk toch mis...
Oplossing
- Maak van tevoren duidelijke afspraken; juridische zaken regel je bij de notaris;
- Leg afspraken over de bedrijfsvoering en de besluitvorming schriftelijk vast;
- Zorg ervoor dat jullie beiden weten wie waar verantwoordelijk voor is.
16. Onbegrip bij het thuisfront
Hebben jij en je levenspartner de consequenties van een eigen bedrijf voor jullie privé-situatie goed doorgesproken?
Problemen
- Als starter zul je veel uren moeten maken, meer dan iemand in loondienst;
- Je hebt dus minder vrije tijd, dus minder tijd voor je partner of gezin;
- Verwacht je dat gezinsleden je meehelpen in de zaak? Willen ze dat wel en kunnen ze dat ook?
- Onbegrip en onwil zijn niet alleen een bedreiging voor je privé-leven, maar ook voor je bedrijf.
Oplossing
- Een kant-en-klare oplossing is er niet. Zeker in het begin heb je nu eenmaal weinig vrije tijd. Het gezin of je partner moet dit accepteren en je zelfs steunen. Lukt dat niet, dan wordt het voor iedereen wel erg zwaar. Het helpt als je laat merken dat je hun steun en aandacht voor jou waardeert. En wees open over de stand van zaken, ook als het moeilijk gaat.
bron: AbnAmro